10 tips voor aanbieders jeugdhulp: hoe blijf je financieel gezond?

De jeugdhulp staat al jaren onder druk. Kinderen moeten lang wachten op een behandeling, ouders voelen zich soms niet gehoord. Terwijl het debat over de toekomst van de jeugdzorg aan verschillende tafels wordt gevoerd, zetten jeugdhulpaanbieders alles op alles om kinderen en jongeren de zorg te kunnen bieden die zij verdienen.

Makkelijk is dat in deze tijd niet. Aanbieders hebben te maken met een tekort aan mensen door krapte op de arbeidsmarkt, een hoger ziekteverzuim als gevolg van corona en personeel dat uitvalt of vertrekt door de soms hoge werkdruk. Ook de druk op de financiën is groot. Tarieven zijn niet altijd dekkend, en door de hoge inflatie en stijgende personeelskosten wordt die druk alleen maar groter. Zo zien we dat steeds meer jeugdhulpaanbieders in financieel zwaar weer terechtkomen.

Dat is zorgelijk. Zonder solide financiële basis kunnen aanbieders simpelweg geen goede zorg verlenen aan de kinderen en jongeren die bij hen verblijven of door hen behandeld worden. En als het echt misgaat en een organisatie omvalt, zijn de gevolgen groot: het vinden van een alternatieve plek waar kinderen terecht kunnen, is in deze tijd zeker niet vanzelfsprekend.

Hoe kun je voorkómen dat jouw organisatie financieel in de problemen komt? Waar liggen de belangrijkste financiële valkuilen? En wat kun je doen als het toch mis dreigt te gaan? AEF heeft de afgelopen jaren aan verschillende jeugdhulpaanbieders advies en begeleiding geboden om financieel gezonder te worden. Bijvoorbeeld in de vorm van een solide herstel- of continuïteitsplan. Deze ervaring heeft ons een aantal waardevolle inzichten gebracht, die AEF-adviseur en associate partner Aukje Hilderink in dit artikel graag met je deelt.

Hoe praat je over geld? 'Zorginhoud en financiën bijten elkaar niet.'

Aukje: 'In de gesprekken die wij voeren, merken we regelmatig weerstand bij jeugdzorgmedewerkers als het over geld gaat. Zij vinden -terecht- dat de kwaliteit van zorg altijd voorop moet staan. Dat begrijpen we heel goed: het doel van jeugdhulp is om een kwetsbare groep kinderen en jongeren een betere start te geven in het leven. Maar waar wat mij betreft te weinig bij stil wordt gestaan, is dat een financieel solide basis juist een vóórwaarde is om goede zorg te kunnen bieden. Heel simpel gezegd: zonder voldoende middelen (geld én personeel) kun je überhaupt geen kinderen helpen.'

1. Durf het gesprek te voeren over geld

'Je zúlt met elkaar in gesprek moeten over hoe je de beschikbare middelen, geld en personeel zo slim mogelijk inzet. Je wil voorkomen dat je jongeren níet kunt helpen omdat je ergens in je organisatie inefficiënte dingen aan het doen bent. De belangrijke taak voor bestuurders is om dit inzichtelijk te maken voor hun medewerkers, hun hierin mee te nemen en samen een wezenlijke discussie te voeren vanuit de vraag: wat willen en kunnen we doen met de middelen waarover we als organisatie beschikken?'

2. Ken de financiële consequenties van zorginhoudelijke keuzes

'Aanbieders en professionals staan niet altijd stil bij de financiële gevolgen van de keuzes die ze maken. Ik leg het uit met het voorbeeld van een jongere die in een open setting verblijft maar tijdelijk naar een gesloten setting moet. Wat doe je in zo’n situatie met het ‘vrijgekomen’ bed? Houd je dat daadwerkelijk vrij, en voor hoe lang? Of stel je het beschikbaar voor een ander kind? Voor de jongere die tijdelijk gesloten moet, is het waarschijnlijk fijn om te kunnen terugkeren op de vertrouwde plek. Maar dat heeft wel financiële consequenties, want voor een leeg bed kun je geen factuur sturen. En een bed leeg houden heeft ook gevolgen voor kinderen die op de wachtlijst staan.

Belangrijk hier is om dit soort afwegingen zorgvuldig te maken én te bespreken met de gemeente als financier van de zorg. '

Voorkomen is beter dan genezen: zorg voor een gezonde begroting

Aukje: 'Goed begroten, monitoren en sturen is niet makkelijk, maar wel van groot belang om je organisatie financieel gezond te houden. Op een aantal punten zie ik ruimte voor verbetering.'

3. Werk met een realistische begroting

'Wij zien nog regelmatig dat er te optimistisch wordt begroot. Het aantal productieve uren voor het komende jaar wordt te hoog ingeschat, het ziekteverzuim wordt te laag ingeschat en er wordt te weinig rekening gehouden met bijvoorbeeld zwangerschapsverlof. Maar bij het maken van een begroting gaat het erom dat je berekent wat iets echt kost, niet wat je wil dat het kost. Een voorbeeld: als het ziekteverzuim al een hele tijd op een hoog niveau zit, dan is het niet realistisch en ook niet verstandig om ervan uit te gaan dat het verzuim het jaar daarop plotseling omlaaggaat. Een goede toetsvraag is in zo’n geval: welke concrete redenen heb ik om aan te nemen dat ons ziekteverzuim volgend jaar lager is dan dit jaar?

Je kunt ook kijken naar gemiddelden binnen de sector op het gebied van bijvoorbeeld ziekteverzuim en productiviteit. Maar wees hierbij kritisch: is de 'benchmark' ook voor jouw organisatie passend? Zijn er bijzondere redenen te bedenken waarom het ziekteverzuim, productie en bezettingsgraad bij jou anders ligt dan gemiddeld in de sector? Zat je er de afgelopen jaren dichtbij of juist ver vanaf, en waarom wordt komend jaar dan anders dan vorige jaren?'

4. Begroot financiële tegenvallers

'Het is belangrijk om financiële ruimte te hebben om tegenvallers op te kunnen vangen. Wanneer tarieven onder druk staan hebben organisaties de neiging om alle lucht uit de begroting weg te laten. Maar het gevolg is dat elke financiële tegenvaller meteen een gat in de begroting slaat. Realiseer je dat een organisatie rendement nodig heeft, zelfs als je geen winstoogmerk hebt.'

Hou zicht op wat er gebeurt en stuur bij waar nodig

Aukje: 'Het gezond houden van de financiën vraagt het hele jaar door aandacht. Vaak ontwikkelen inkomsten en uitgaven zich namelijk toch net anders dan bij het opstellen van de begroting werd verwacht. Het is essentieel om dat op tijd op te merken en waar nodig bij te sturen.'

5. Wees niet bang om te sturen op productieve uren

'Monitoren en sturen op productieve uren wordt vaak als een noodzakelijk kwaad gezien. Dat is deels terecht: veel professionals vinden het niet prettig om tijd te moeten schrijven en daarover te moeten praten. Maar dit is wél noodzakelijk om de financiële gezondheid van de organisatie te kunnen bewaken en (afhankelijk van de bekostigingssystematiek) ook om te kunnen factureren. Bovendien kan het gesprek over de productieve tijd helpen om inzicht te krijgen in de belemmeringen die teams tegenkomen in hun werk en hoe die weggenomen kunnen worden.'

6. Factureer álle geleverde zorg

'Een open deur, maar helaas gaat het niet altijd goed: het daadwerkelijk in rekening brengen van alle geleverde zorg. Verschillende gemeenten hanteren verschillende regels en de manier waarop aanbieders declaraties kunnen indienen, is niet altijd even overzichtelijk. Soms betekent een declaratie voor 'verblijf' ook een vergoeding voor de behandeling, maar op andere plekken moet je die twee juist apart van elkaar declareren. Aanbieders zijn daar niet altijd goed van op de hoogte en lopen daardoor soms veel geld mis. Zeker voor aanbieders die in meerdere regio’s actief zijn, loont het om goed te controleren hoe dit in jouw regio geregeld is en of het indienen van declaraties op de juiste manier gebeurt.'

Kijk ook vooráf of de zorg die je gaat leveren daadwerkelijk vergoed gaat worden. Als er taakgericht gefinancierd wordt, met een vast budget, dan kun je extra verleende zorg niet factureren. Let daarop bij het aannemen van meer personeel: het verlenen van meer zorg zal in dit geval niet leiden tot hogere inkomsten – maar wel tot extra (personeels)kosten.'

7. Signaleer financiële problemen op tijd

'Als inkomsten en uitgaven structureel uit elkaar gaan lopen, is het cruciaal om er snel bij te zijn. Het draaiboek continuïteit jeugdhulp kan daarbij helpen. We zien dat bij serieuze financiële problemen de route naar herstel een lang en lastig proces is. Een herstelplan wordt soms toch een continuïteitsplan - of het scenario van een faillissement komt op tafel. De gevolgen van die laatste zijn groot en heftig, zowel voor het personeel als voor de kinderen en gezinnen, die juist sterk gebaat zijn bij continuïteit. Let daarom goed op de signalen. Iedere maand een onverwachte tegenvaller betekent dat er niet realistisch is begroot. Kijk bij voorkeur naar ‘genormaliseerde resultaten’, zónder eenmalige inkomsten zoals de verkoop van vastgoed mee te nemen.'

Als inkomsten en uitgaven toch uit balans raken

Aukje: 'Soms gaat het fout, ook als je alles goed doet. Met alleen realistisch begroten kom je er niet ten tijde van een pandemie, en stijgende personeelslasten kunnen een groot probleem zijn als de tarieven niet evenredig meegroeien. Als je toch in zwaar weer gekomen bent, is het belangrijk om te weten wat je kunt doen, maar zeker ook welke valkuilen je moet vermijden.'

8. Bezuinig op een manier die voor jóuw organisatie zinvol is.

'Het is logisch om bij een bezuinigingsopdracht te kijken naar de cijfers van andere jeugdhulpaanbieders en op basis daarvan keuzes te willen maken voor jouw organisatie. Het kijken naar gemiddelden (de ‘benchmarks’) kan zeker waardevolle inzichten opleveren. Maar bedenk wel dat het om gemiddelden gaat, met uitschieters naar boven en naar beneden, die mede afhankelijk zijn van de omstandigheden van de organisatie. Er bestaat geen blauwdruk die voor iedere aanbieder werkt. Als bijvoorbeeld de tekorten op de arbeidsmarkt in jouw regio extra hoog liggen, is snijden in een hoog percentage zzp’ers lastig. Besluiten dat de inhuur omlaag moet zónder het onderliggende probleem mee te wegen, leidt uiteindelijk tot alleen maar meer problemen.'

9. Denk goed na over de gevolgen van bezuinigen voor de praktijk

'Ook wanneer de eigen organisatie als uitgangspunt genomen is, is het van belang om de consequenties van een mogelijke bezuiniging goed te doorgronden. Een voorbeeld: een aanbieder die wij begeleidden wilde de benodigde aanwezigheid van personeel in bepaalde functies onder werktijd verminderen, door taken bij andere functies te beleggen. Op papier een mooi idee, maar zijn de professionals die die taken erbij moeten nemen hier wel voldoende voor uitgerust? Hebben zij ook de tijd in hun eigen dag om die taken over te nemen? Wat betekent het voor de kwaliteit van zorg en de veiligheid? Dat zijn belangrijke vragen om het gesprek in de eigen organisatie over te voeren.'

10. Ga in gesprek met de gemeente of de regio over tarieven

'Onze adviezen hierboven zijn vooral gericht op wat aanbieders kunnen doen om hun financiën beter op orde te krijgen. Maar soms is dat niet voldoende en zijn de tarieven die de gemeenten hanteren simpelweg niet toereikend. We zien dan vaak dat binnen dezelfde regio meerdere aanbieders worstelen met hun financiën. Ga daarom tijdig met gemeenten in gesprek over wat er mogelijk is. Soms blijkt dat de aanbieder minder factureert dan mogelijk is. Soms zijn er incidentele middelen beschikbaar om de kosten structureel te kunnen verlagen. En soms kan in goed overleg besloten worden dat er hogere tarieven nodig zijn. Hoe dan ook: het helpt om in gesprek te blijven.'

Wil je meer informatie over hulp bij financiële vraagstukken in de jeugdzorg? Neem contact op met Aukje. Ze komt graag met je in contact!

Fotocredits: Frank van der Most