Coach en AEF-adviseur Ingrid: 'Coaching is een noodzakelijke luxe.'

Ingrid Oomes is organisatieadviseur bij AEF en sinds vorig jaar ook gecertificeerd coach. Hoe kijkt zij naar professionals in de publieke sector van nu? Waar lopen zij in vast en hoe kan coaching helpen om weer in beweging te komen? ‘Mensen creëren verhalen over zichzelf die lang niet altijd kloppen.'

De veelheid der dingen

'De wereld is snel geworden. Er ligt veel druk op organisaties en op mensen, zeker bij de overheid. Het is complexe problematiek waar ambtenaren mee te maken krijgen. Er liggen nogal wat uitdagingen die liever vandaag dan morgen moeten worden opgelost. Dat is niet per se een makkelijke werkomgeving en het vergt veel van mensen.

Ik zie mensen bijvoorbeeld worstelen met de afbakening van taken: waar ben ik verantwoordelijk voor en waarvoor niet? Wie doet wat en en hoe baken je dat af voor jezelf? De tijdsdruk die ze voelen zie ik ook terug in hoe mensen regels hanteren: in plaats van zich af te vragen waar een regel voor is bedoeld, volgen mensen simpelweg de letter van de wet. Er lijkt nauwelijks tijd om terug te gaan naar het ‘waarom’ en naar de geest van de afspraak. Mensen wíllen wel maar hebben tegelijkertijd vier deadlines die ze moeten halen.

Wat mij betreft is het een noodzakelijke luxe om juist in een context waarin zoveel beroep op ons wordt gedaan, even terug te keren naar de vraag: doe ik eigenlijk nog wat ik moet doen? Klopt de verdeling van verantwoordelijkheden en taken? Ben ik nog blij met mijn eigen rol in het geheel? Waar loop ik in vast en waaróm is dat zo? Antwoorden op zulke vragen liggen deels bij de manier waarop organisaties zijn ingericht, maar zeker ook bij mensen zelf.'

We creëren zelf onze verhalen

'Mensen kunnen vastlopen in de communicatie met anderen, zonder te snappen waarom. Ik begeleidde laatst iemand die zich afvroeg waarom niemand hem wilde helpen terwijl hij voor zijn gevoel heel helder om hulp vroeg. Mijn rol als coach is dan: afpellen, ontrafelen wat er gebeurt en waar interpretaties uiteen gaan lopen. Welk verzoek wilde je doen, hoe heb je dat gedaan, welke signalen nam je waar en hoe kwam je over? Wat bleek: deze man formuleerde zijn 'verzoek om hulp' niet als vraag, hij praatte er zelf overheen.

Vaak zit daar veel meer achter dan een semantische misvatting. In de kern gaat het erover dat iemand het moeilijk vindt om iets te vragen. Mensen creëren verhalen over zichzelf en zijn die verhalen gaan geloven: dat ze alles in hun eentje moeten kunnen, bijvoorbeeld. Of juist dat ze voor alles toestemming nodig hebben.'

Je eigen patronen doorbreken

'Wat ik kan doen als coach is mensen bewustmaken van die verhalen. In je eentje is dat vaak lastig te ontdekken omdat objectieve waarnemingen en gevoelens vaak door elkaar lopen. Mensen vullen veel zelf in vanuit hun eigen overtuigingen of onzekerheden. Ik heb ook niet de wijsheid in pacht, maar ik kan wel kijken. Wat geef jij mij terug en hoe kom je daarbij over? Mensen ‘doen’ hun patronen, ook in een gesprek met mij. Als je je daarvan bewust bent, kun je leren hoe het anders kan. Dan heb je plotseling een keuze.

Makkelijk is dat zeker niet. Als je jarenlang succesvol bent geweest vanuit een bepaalde strategie of aangeleerd patroon, dan is het moeilijk om dat los te laten. Maar het kán wel. En het is waardevol om op een andere manier naar jezelf te leren kijken en op een andere manier in de wereld te gaan staan. Op een plek die meer past bij wie je zonder al die belemmerende overtuigingen bent.'

Maak het concreet, maak het tastbaar

'Coaching draait om mensen en in essentie doet organisatieadvies dat ook. Voor mij liggen die twee heel vanzelfsprekend in elkaars verlengde. We kunnen aan allerlei touwtjes trekken: de inrichting, het stelsel en het systeem, maar uiteindelijk zijn het de mensen die iets moeten doen of iets moeten laten. Ik heb nog nooit een organisatie de hand geschud. Het zijn mensen die stil blijven staan of in beweging durven komen, en het zijn de mensen die een koers- of cultuurverandering binnen een organisatie snappen - of niet.

Eérst moet je een vertaling maken. Dat is mijn uitgangspunt bij elke opdracht. Als je wil dat je mensen zich 'veiliger' voelen op de werkvloer, wil ik eerst weten: waar zie je dat dan aan, welk gedrag hoort daarbij en welk gedrag niet? Je moet vragen: wanneer voelde jij je hier niet veilig en waarom, wat gebeurde er precies? 'Veiligheid' is een abstract begrip, daar kun je moeilijk mee werken.

Of een gemeente die zegt: ‘onze ambtenaren moeten meer 'ondernemend en proactief' worden.’ Maar met alleen een beleidsplan gebeurt er niets. Éerst moet je de vertaalslag maken: je moet het begrip tastbaar maken voor mensen. Want welk gedrag wil je dan zien? En wat wil je niet meer zien? Wat versta jij onder 'proactief' en heeft iedereen het dan over hetzelfde? Vaak is het gedrag dat mensen laten zien ook een logische reactie op het systeem waarin ze werken. Daarom loont het naar beide te kijken: mens én organisatie.

Uiteindelijk moet je ook gewoon beginnen. Dat lijkt vaak heel ingewikkeld, maar dat is het niet. De plannen hoeven niet te zijn dichtgetimmerd met schema's en indicatoren. Soms is perfect de vijand van goed. Er moet voldoende ruimte zijn om iets nieuws te laten ontstaan. Alle grote reizen beginnen met één stap. ‘Begin maar gewoon', denk ik vaak, anders beweegt er niets. En ik wil iets bewegen.'