Privacy Policy

Wij zijn Andersson Elffers Felix (AEF). AEF is een onderzoeks- en adviesbureau voor maatschappelijke vraagstukken. We ondersteunen overheden, publieke en private organisaties bij strategische vernieuwingen. Hieronder staan onze contactgegevens:

Andersson, Elffers, Felix, Organisatie en Informatica Adviseurs B.V.
Maliebaan 16
3581 CN Utrecht

Bescherming van de privacy

AEF hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Persoonsgegevens die wij verwerken, zijn gegevens van onze opdrachtgevers en medewerkers, maar ook gegevens over bezoeken aan onze website en gegevens die worden gebruikt in onze onderzoeks- en adviesopdrachten. AEF verwerkt alleen persoonsgegevens voor zover dat nodig is om onze diensten te verlenen. Wanneer AEF op een andere manier gegevens verwerkt, vragen wij expliciet om toestemming.

Gegevens die wij verzamelen en wat wij daarmee doen

Opdrachtgevers (en daaraan verbonden personen)

Wij verwerken gegevens van onze opdrachtgevers voor de volgende doeleinden: het aangaan van opdrachtovereenkomsten, het uitvoeren van de afgesproken dienstverlening en communicatie in het kader van de dienstverlening. Dit kan onder meer over de volgende gegevens gaan: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer.

Zakelijke contact/persoonsgegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen of totdat er een verzoek komt om deze gegevens te verwijderen.

Binnen onderzoeks- en adviesopdrachten kan het voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt. Het gaat hier bijvoorbeeld om gespreksverslagen, brieven en eventuele onderzoeksdata.In die gevallen verzamelt AEF (als verantwoordelijke of verwerker) alleen persoonsgegevens voor zover deze noodzakelijk zijn om de opdracht te kunnen uitvoeren, en houden we ons aan alle wet- en regelgeving over privacy. Het verwerken van persoonsgegevens gebeurt altijd in overleg met de opdrachtgever. Afspraken leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.

Alle data uit adviesprojecten worden bewaard en verwerkt zolang de opdracht loopt. Na afloop van de opdracht worden alle vertrouwelijke data verwijderd en worden overige projectdata voor een periode van 7 jaar opgeslagen. Deze data zijn extra afgeschermd en zeer beperkt toegankelijk. Een opgeschoond deel van de data (denk aan eindrapporten, offertes en methodieken) wordt voor onbepaalde tijd gearchiveerd en is voor alle medewerkers van AEF toegankelijk.

Websitebezoekers

De website van AEF maakt alleen gebruik van functionele cookies, waarbij er geen persoonlijke of gevoelige informatie wordt opgeslagen.

Medewerkers

Van medewerkers verzamelt AEF de informatie die nodig is voor de bedrijfsvoering en uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Daarnaast verzamelt AEF met toestemming van de medewerker beeldmateriaal voor op de website en eventueel voor promotie. Omdat informatiebeleid een belangrijk onderdeel is van de bedrijfsvoering wordt op een aantal plekken binnen AEF gebruik gemaakt van automatische logging. Deze loggegevens worden automatisch geëvalueerd en alleen indien nodig en met de bijbehorende terughoudendheid geraadpleegd.

Sollicitanten

AEF verzamelt daarnaast gegevens van actuele en potentiële kandidaten die reageren op of geïnteresseerd zijn in vacatures binnen AEF. Dit gaat met name om gegevens die zijn opgenomen in CV’s en correspondentie. Deze gegevens worden binnen 2 weken na het voltooien van de sollicitatieprocedure (die niet tot een dienstverband leidt) verwijderd. Voornaam met notities en scoring naar aanleiding van de sollicitatie en basis contactgegevens worden langer bewaard (maximaal 1 kwartaal) om eventuele vragen van de sollicitant te kunnen beantwoorden Voor de gegevens van de mensen die in dienst komen worden de wettelijke regels gevolgd.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

AEF maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Er vinden dus geen geautomatiseerde verwerkingen plaats die (zonder tussenkomst van een mens) gevolgen hebben voor personen.

Bijzondere persoonsgegevens

AEF verzamelt (bijzondere) persoonsgegevens: voor zover dit noodzakelijk is in projecten en voor de werving van nieuw personeel via vacatures. De bijzondere persoonsgegevens die worden verwerkt zijn: gegevens uit CV’s, E-mails, interviews, gespreksverslagen, brieven en eventuele onderzoeksdata. Na afronding van het project of sollicitatie worden deze gegevens binnen 2 weken verwijderd.

Delen van persoonsgegevens met derden

AEF verkoopt persoonsgegevens niet aan derde partijen. Wanneer in adviestrajecten samengewerkt wordt met derden, wordt de specifieke adviesinformatie gedeeld met de samenwerkingspartner. Dit gebeurt alleen na goedkeuring van en in overleg met de opdrachtgever. Voor de bedrijfsvoering en ICT maakt AEF gebruik van derde partijen. Deze partijen worden met zorg geselecteerd en regelmatig geëvalueerd (conform ISO 27001). Er worden geen persoonsgegevens verwerkt buiten de EER.

Wanneer wij gebruik maken van verwerkers sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst, om te zorgen dat hetzelfde niveau van vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevens is gewaarborgd.

Beveiliging van gegevens

Gegevens zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde AEF-gebruikers. Alle medewerkers van AEF gaan op en zorgvuldige manier om met data en hebben een geheimhoudingsplicht voor alle vertrouwelijke informatie. (Vertrouwelijke) gegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving met passende organisatorisch en technische maatregelen. Conform ISO 27001 wordt er in een continu proces gekeken naar risico’s en passende beveiligingsmaatregelen.

Rechten van betrokkenen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Wanneer de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming, dan heeft u het recht om de toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt uw verzoeken indienen via het e-mailadres Privacy[at]aef.nl.

Contact

Mocht u vragen hebben over ons privacybeleid dan kunt u via mail contact opnemen via Privacy[at]aef.nl